Política de Privacidade
Última atualização:
Esta política descreve que dados pessoais o esgrima.pt recolhe, porque os recolhe, a quem os transmite, durante quanto tempo os guarda e o que pode exigir a esse respeito.
O que aqui se diz corresponde ao que o sistema faz, e não a um modelo genérico. Se encontrar uma divergência, escreva para privacy@esgrima.pt e será corrigida.
Quem é responsável pelos seus dados
Os seus dados são tratados por dois responsáveis conjuntos, na aceção do artigo 26.º do RGPD:
- Novasemente Grupo Desportivo (N.G.D.), NIPC 502804300, entidade em que a secção de esgrima se integra, a quem pertence a atividade desportiva e por quem a secção é dirigida.
- Jonathan Fontes, que concebe e opera o sistema em esgrima.pt e determina o que nele se recolhe, como se guarda e durante quanto tempo.
Ponto de contacto único para tudo o que diga respeito a dados pessoais e ao exercício dos seus direitos: privacy@esgrima.pt.
Não temos encarregado de proteção de dados designado, nem a lei nos obriga a tê-lo. As perguntas que lhe faria dirija-as ao endereço acima.
O essencial do acordo entre os dois responsáveis
O artigo 26.º, n.º 2, obriga a pôr à sua disposição o essencial de como os dois responsáveis repartem entre si as obrigações. É isto:
| Quem | De que responde |
|---|---|
| Jonathan Fontes | Decide como os dados são recolhidos e guardados: os formulários, os campos, o sistema, as medidas de segurança, os prazos e a informação que lhe é prestada nesta política. Recebe e responde aos pedidos que chegarem a privacy@esgrima.pt. |
| N.G.D. | Decide para quê: a existência da secção, a sua direção e organização, a inscrição de atletas e a sua filiação federativa. Submete as fichas de filiação à Federação Portuguesa de Esgrima e mantém a relação com esta. |
| Ambos | A licitude do tratamento e a resposta a si. |
Isto não limita os seus direitos. Nos termos do artigo 26.º, n.º 3, pode exercer os seus direitos contra qualquer um dos dois responsáveis, e contra cada um deles por inteiro, independentemente do que tenham acordado entre si. O ponto de contacto único existe para lhe poupar trabalho, não para lhe fechar uma porta. Se preferir dirigir-se diretamente à N.G.D., pode fazê-lo, e nós não lhe oporemos este acordo.
Que dados tratamos
Inscrição, edição de dados e pré-inscrição
Nome próprio e apelido, data de nascimento, género, morada, código postal e localidade, número de cartão de cidadão, número de identificação fiscal, nacionalidade, email, telefone, turma pretendida e preferências de horário. Quando o atleta é menor de idade, também o nome, o telefone e o email do encarregado de educação.
O cartão de cidadão e o NIF são exigidos pela Federação Portuguesa de Esgrima para a ficha de filiação. Não os pedimos por opção nossa e não os usamos para mais nada.
Vida da secção
Presenças nos treinos e, quando existam, notas do treinador sobre a sessão. Convocatórias para provas, confirmação ou recusa de presença e opção de preço escolhida. Documentos de filiação gerados para a federação, e o registo de quando foram gerados, por quem e ao abrigo de que autorização.
Formulários públicos
O formulário de contacto recolhe email, assunto e mensagem. O formulário de interesse em estágios recolhe nome, email, data de nascimento e clube. O formulário de testemunhos recolhe um nome, uma classificação e um texto livre. A inscrição de clubes em provas que organizamos recolhe os dados de contacto de quem inscreve e, por cada atleta inscrito, nome, data de nascimento, género e categoria.
Registos técnicos
O servidor guarda registos de acesso com o endereço IP, a data, o pedido e o navegador utilizado. Servem para detetar e investigar abusos e acessos indevidos.
Guardamos ainda, por cada consentimento dado, a data, o endereço IP, o navegador e a versão exata do documento a que foi dado. É o que nos permite demonstrar mais tarde a que texto alguém disse que sim.
O que não recolhemos
Não recolhemos dados de saúde, não temos analítica de tráfego, não usamos pixels de seguimento nem perfis publicitários, não há gateway de pagamento no site e não tomamos decisões automatizadas sobre si. Os pagamentos são feitos fora do site e não guardamos dados bancários seus.
O campo de observações é de texto livre e é preenchido por nós. Não deve ser usado para registar informação de saúde. Se encontrar lá alguma, peça-nos que a apaguemos.
Com que fundamento tratamos os seus dados
| O quê | Fundamento |
|---|---|
| Inscrição, treino, presenças, convocatórias e ficha de filiação na federação | Execução do contrato de inscrição (Art. 6.º, n.º 1, al. b) do RGPD) |
| Comunicações sobre a atividade da secção que não sejam necessárias ao contrato | Consentimento (Art. 6.º, n.º 1, al. a), dado à parte e retirável a qualquer momento |
| Publicação de fotografias e vídeos | Consentimento, dado à parte e retirável a qualquer momento. Ver Fotografias e vídeos |
| Resposta a mensagens de contacto e a pedidos de informação sobre estágios | Diligências pré-contratuais e interesse legítimo em responder a quem nos escreve |
| Testemunhos publicados no site | Consentimento, dado ao submeter o testemunho |
| Registos de acesso, cópias de segurança e cifra de identificadores | Interesse legítimo na segurança do sistema (Art. 6.º, n.º 1, al. f) e Art. 32.º) |
| Conservação da prova de consentimento | Obrigação legal de demonstrar conformidade (Art. 5.º, n.º 2) |
A inscrição não depende de consentimentos opcionais. Recusar as comunicações, os testemunhos ou a publicação de fotografias não impede ninguém de se inscrever nem de treinar. Se algum formulário lhe der a entender o contrário, é um defeito e agradecemos que nos avise.
Menores de idade
A maior parte dos nossos atletas é menor de idade, e isso explica boa parte do que está nesta política.
Exigimos encarregado de educação abaixo dos 18 anos. A lei portuguesa fixa em 13 anos o limiar do consentimento para serviços em linha (Lei n.º 58/2019, artigo 16.º), mas o contrato de inscrição e a entrega de um cartão de cidadão exigem capacidade civil, que só existe aos 18. Aplicamos a todos a mais exigente das duas regras, porque uma regra única é mais fácil de cumprir e de verificar do que duas.
Como funciona na prática:
- Quando a data de nascimento indica menoridade, o formulário passa a exigir o nome, o telefone e o email do encarregado de educação, e uma declaração separada da aceitação dos termos.
- A inscrição fica suspensa. Não é gerado nenhum documento, não é enviado nada à federação e o atleta não é listado em lado nenhum.
- Enviamos ao encarregado de educação um email com um link pessoal e com prazo. É aí, e só aí, que a autorização é dada, e é aí que fica registada com data, endereço IP e versão deste documento.
- Só depois disso a inscrição segue e a ficha de filiação é emitida.
Enquanto não houver autorização em vigor, não se emite ficha de filiação. Isto vale também para as renovações anuais: cada renovação é um tratamento novo e é verificada de novo. Se este documento for revisto, a autorização deixa de estar em vigor e voltamos a pedi-la, porque autorizar um texto não é autorizar o seguinte.
Para retirar a autorização basta escrever para privacy@esgrima.pt a partir do email do encarregado de educação. A retirada é registada, produz efeitos imediatos e impede novas emissões de documentos. Não desfaz o que foi transmitido à federação antes dela, o que já não está na nossa mão, e não afeta a licitude do que foi feito enquanto a autorização durou.
Dados do encarregado de educação. O nome, o telefone e o email do encarregado são tratados para o contactar a propósito do atleta e para provar que a autorização foi dada por quem a podia dar. O encarregado tem sobre estes dados os mesmos direitos que qualquer outro titular.
Fotografias e vídeos
Fotografamos e filmamos treinos, provas e convívios, e publicamos parte desse material no site e nas nossas páginas de Facebook e Instagram, para dar a conhecer a atividade da secção.
Fora do site, só publicamos nas redes sociais, e só lá publicamos imagens. Nenhum outro dado seu chega a essas páginas: nem contactos, nem morada, nem o que consta da ficha de atleta. As publicações são feitas à mão e não há qualquer ligação automática entre o nosso sistema e essas plataformas.
Isto depende de consentimento e o consentimento é opcional. A caixa que o recolhe é separada de todas as outras, está na inscrição, na atualização de dados e na confirmação do encarregado de educação, e recusá-la não tem qualquer consequência sobre a inscrição, os treinos ou a filiação.
Quem dá esta autorização depende da idade do atleta. Sendo maior de idade, é ele próprio, na inscrição ou na atualização de dados. Sendo menor, é o encarregado de educação, na confirmação que lhe pedimos por email. É a mesma regra que vale para tudo o resto e está explicada em Menores de idade.
Retirar é tão fácil como conceder. Basta enviar um email para privacy@esgrima.pt a dizer que retira a autorização, sem ter de explicar porquê. Também pode desmarcar a caixa na próxima vez que atualizar os dados. A partir daí não voltamos a publicar. Sobre o que já está publicado, retiramos do site e das nossas páginas o que nos for indicado. Não temos controlo sobre partilhas feitas por terceiros a partir dessas publicações.
Sobre o material já publicado antes desta política: existem fotografias de atletas, incluindo menores, publicadas nas nossas páginas sem que exista autorização registada. Ficam como estão salvo oposição, e qualquer oposição é atendida. Daqui para a frente nada é publicado sem autorização registada.
A quem transmitimos os seus dados
Não vendemos dados pessoais a ninguém, e não os cedemos para fins comerciais de terceiros.
| Destinatário | O que recebe | Porquê |
|---|---|---|
| Federação Portuguesa de Esgrima | Ficha de filiação com nome, data de nascimento, morada, cartão de cidadão, NIF e contactos | Sem filiação não há licença desportiva nem participação em provas |
| Resend (envio de email) | Endereço de destino e conteúdo das mensagens, incluindo os documentos anexos | É como as mensagens chegam a quem se inscreve e aos encarregados de educação |
| DigitalOcean (alojamento) | Tudo o que está na aplicação, enquanto a serve | O site tem de correr em algum lado |
A N.G.D. não consta desta lista por não ser destinatária de uma transmissão. É um dos dois responsáveis conjuntos, como se explica em Quem é responsável. Com a federação passa-se outra coisa: recebe a ficha e passa a tratá-la por sua conta, segundo as suas próprias regras, como responsável autónoma.
A Resend e a DigitalOcean tratam os dados por nossa conta e segundo as nossas instruções, ao abrigo de contratos de subcontratação (artigo 28.º). Não os podem usar para fins próprios.
Recebemos ainda avisos técnicos automáticos (falhas do sistema, estado das cópias de segurança) num canal interno. Esses avisos não transportam dados de atletas.
Onde estão fisicamente os dados
O servidor está em Frankfurt, Alemanha (DigitalOcean, região fra1). O envio de email é
processado na Irlanda (Resend, região europeia). Ambos dentro do Espaço Económico Europeu.
A Resend é uma sociedade norte-americana. A escolha da região europeia mantém o tratamento na União, mas não se pode excluir um acesso remoto a partir dos Estados Unidos para efeitos de suporte técnico. Quando isso aconteça, rege-se pelas cláusulas contratuais-tipo do contrato de subcontratação celebrado ao abrigo do Art. 28.º. Do funcionamento normal do serviço não decorre qualquer transferência de dados para fora do EEE.
Se isto mudar, esta secção é atualizada.
Durante quanto tempo guardamos
| Dados | Prazo |
|---|---|
| Ficha de atleta (incluindo cartão de cidadão e NIF) | 5 anos a contar da última renovação. Findo o prazo, os dados identificativos são apagados e o registo é anonimizado |
| Mensagens do formulário de contacto | 12 meses |
| Pedidos de informação sobre estágios | 12 meses |
| Testemunhos publicados | Enquanto estiverem publicados, que é essa a finalidade |
| Testemunhos não aprovados | 12 meses |
| Registos de acesso do servidor | 90 dias |
| Registo de consentimentos | Enquanto durar a obrigação de demonstrar que o consentimento existiu |
| Cópias de segurança | Até 2 anos, cifradas |
Os apagamentos são automáticos e correm todos os dias. Não dependem de alguém se lembrar.
Sobre as cópias de segurança, com franqueza: um dado apagado a seu pedido desaparece do sistema imediatamente, mas continua a existir dentro das cópias de segurança até estas caducarem, no limite dois anos. As cópias são cifradas, só são abertas para recuperar o sistema de uma falha e nunca para repor dados que alguém pediu para apagar.
O registo de consentimentos é conservado mesmo depois de o atleta ser anonimizado. É a prova de que o tratamento foi autorizado, e o Art. 17.º, n.º 3, al. e) cobre essa conservação.
Como protegemos os seus dados
O cartão de cidadão e o NIF estão cifrados na base de dados. Quem obtivesse uma cópia da base de dados sem a chave da aplicação não os conseguiria ler.
Os documentos gerados para a federação, que levam esses números lá dentro, estão em armazenamento privado, fora do alcance da web, e só são servidos a quem tem acesso ao painel de gestão. As cópias de segurança são cifradas. As sessões são cifradas. Os links pessoais enviados por email são assinados e têm prazo.
Nenhuma medida técnica é absoluta. Se ocorrer uma violação de dados que implique risco elevado para si, será informado, como manda o Art. 34.º.
Os seus direitos
Sobre os seus dados, ou sobre os do seu educando, pode exigir:
- Acesso: saber que dados temos e obter uma cópia.
- Retificação: corrigir o que estiver errado ou incompleto.
- Apagamento: eliminar os dados, quando já não sejam necessários ou quando retirar o consentimento em que assentavam.
- Limitação: suspender o tratamento enquanto se resolve uma contestação.
- Portabilidade: receber os seus dados num formato aberto, legível por outro sistema.
- Oposição: opor-se a um tratamento fundado em interesse legítimo.
- Retirar o consentimento a qualquer momento, sem que isso afete a licitude do que foi feito antes.
Contra qual dos dois responsáveis? Contra qualquer um, à sua escolha (artigo 26.º, n.º 3). O caminho mais rápido é o ponto de contacto único, porque é onde estão os dados e quem lhes mexe.
Escreva para privacy@esgrima.pt. Respondemos no prazo de um mês, que a lei permite prolongar por mais dois em casos complexos. Se for esse o caso, será avisado dentro do primeiro mês e com a razão. Podemos ter de confirmar a sua identidade antes de entregar dados pessoais, precisamente para não os entregar à pessoa errada.
Nem todos os direitos são absolutos. Não podemos apagar o que temos de conservar por obrigação legal, nem o que é prova de que um consentimento existiu. Quando não pudermos atender um pedido, dizemos porquê.
Reclamar
Se entender que tratamos os seus dados em violação da lei, tem o direito de apresentar reclamação à autoridade de controlo:
Comissão Nacional de Proteção de Dados (CNPD) Av. D. Carlos I, 134, 1.º, 1200-651 Lisboa www.cnpd.pt
Pode fazê-lo diretamente, sem passar por nós primeiro. Agradecemos que nos dê a oportunidade de corrigir o problema, mas isso não é condição de nada.
Cookies
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Alterações a esta política
A data no topo desta página é a da última alteração ao texto, e não é decorativa. Cada versão deste documento é guardada com o seu conteúdo exato, e cada consentimento registado aponta para a versão a que respondeu.
Quando o texto muda, as autorizações dadas à versão anterior deixam de estar em vigor e voltamos a pedi-las aos encarregados de educação. É por isso que só o revemos quando é preciso.